Следствием часто случающихся непредвиденных изменений в окружающих и внутренних обстоятельствах, становится изменение изначально запланированных сроков реализации проекта и его стоимости. Также нередко происходит видоизменение тех потребностей, с целью удовлетворения которых проект и разрабатывался. Поэтому внесение коррективов - абсолютно естественное явление, свойственное совершенно любому проекту.

Изначально составленный план во многих случаях становится несостоятельным в связи со смещением сроков старта проекта, пересмотром условий его финансирования, сменой потребностей, ошибочным составлением связей между задачами, неверно данными оценками затрат времени и ресурсных требований, нарушения сроков поставок сырья либо оборудования, внезапных технических сложностей и ряда других факторов. Однако, благодаря грамотному и эффективному контролю над выполнением задач и управлению проектом в целом, есть возможность максимально сгладить большинство из перечисленных отклонений.

Как контролировать исполнение задач проекта?

Система контроля выполнения задач, поставленных перед проектом, является логической структурой разного рода процедур, направленных на анализ и оценивание его продвижения, эффективности управления всеми видами выделенных ресурсов, затрат и обязательств в течение всего срока его реализации.

По сути, контроль является ничем иным, как процессом, призванным сверять соответствию плану и принимать оптимальные для устранения выявленных отклонений, меры.

Выделяют два вида контроля:

1. Основной, который включает в себя: предварительный, текущий, заключительный.
2. Вспомогательный. К этой категории относят:

• общий контроль, подразумевающий отслеживание изменений по проекту и внесение актуальных коррективов;
• ведение отчетности – сбор и предоставление необходимых для составления отчетов данных о ходе продвижения проекта, с учетом прогноза последствий отклонений;
• контроль отклонений, касающихся расписания (календарного плана) проекта;
• контроль расходов – выявление отклонений фактических затрат ресурса от первоначально составленной сметы
• контроль качества – мониторинг и оценка достигнутых по проектным работам результатов с целью определения уровня их соответствия установленным качественным нормам;
• контроль риска – отслеживание происходящих в ходе реализации проекта изменений и активное принятие мер, касающихся уровня реального риска.

Ключевые принципы построения эффективной системы контроля

• Точное планирование. Залогом успешного старта проекта выступает грамотное и максимально точное составление емких, четко структурированных и фиксированных планов. Это обеспечивает базис для качественного контроля выполнения отдельных задач/подзадач и проекта в общем. В ситуации, если обновление планов происходит достаточно часто, и при этом без надлежащего контроля за текущими изменениями, существует серьезный риск утраты контроля над проектом.
• Доступная система отчетности. Отчеты обязаны реалистично отражать текущее состояние проекта относительно первоначальных планов на основании единственно принятых критериев и подходов. Сама процедура подготовки отчетов и их получения должна быть несложной и четко определенной. Также важно, чтобы для каждого из видов отчетов были установлены конкретные временные интервалы. Результаты, представляемые в отчетностях, должны активно обсуждаться на совещаниях, регулярно проводимых между участниками проектной команды.
• Эффективная система анализа фактических показателей и тенденций. Результатом анализа сбора данных должно стать определение того, насколько текущая ситуация соответствует изначально запланированной, и в случае если не соответствует, то должны быть грамотно рассчитаны масштабность и серьезность, связанных с этим последствий имеющихся отклонений. Два главных показателя прогресса – временные сроки и бюджет.
• Действенная система реагирования. Финальным этапом процесса контроля выступают действия, которые предпринимаются руководством и направлены на преодоление случившихся в ходе работ отклонений. Данные действия могут касаться, как исправления выявленных недочетов, так и преодоления негативных тенденций в рамках проекта. Однако иногда может потребоваться и общий пересмотр первоначального плана. Перепланирование подразумевает обязательное проведение комплексного анализа. Результатом такого анализа должны стать прогноз и расчет последствий от действий, которые планируется произвести. Задача менеджера – убедить членов проектной группы в целесообразности и оправданности инициируемых действий, и мотивировать ее на достижение результатов.

Онлайн планировщик задач Worksection

Эффективным, удобным в использовании и доступным для понимания инструментом, призванным автоматизировать и оптимизировать процессы контроля выполнения задач является система управления проектами Worksection. Данная платформа универсальна, подходит для внедрения в компании и организации различной направленности, вне зависимости от их масштаба. К ее преимуществам можно отнести и легкую адаптивность, гарантирующую удобство произведения любых настроек под потребности конкретных задач проекта.

Благодаря обширному функционалу возможностей и встроенным Agile инструментам, с помощью Worksection удастся эффективно контролировать выполнение поставленных задач и успешно управлять различными проектами.

Источник: Анатолий Валтасар 18 декабря 2020