Ежедневно каждый из руководителей компании прибегает к нескольким важным вещам: планирует свой рабочий день, хвалит или критикует, контролирует работу подчиненных, а также ставит перед ними определенные задачи. Конечно же, не всегда удается организоваться все надлежащим образом. Бывает, что сотрудник что-то не услышал, не так понял или истолковал по-своему, и в конечном итоге не качественно или несвоевременно выполнил свою работу. Данная статья будет полезна для тех, кто сталкивался с подобными ситуациями.
Основные шаги постановки задач подчиненным
Грамотно поставить задачу, значит эффективно решить любую из проблем компании. При этом важна определенная последовательность, конкретные шаги постановки задачи подчиненному.
Шаг №1. Ситуация.
Перед тем, как поставить сотруднику какую-либо задачу важно подобрать подходящий для этого момент. Лучше договориться с ним об этом заранее. Также важно вести разговор в отдельном кабинете, не отвлекаясь на звонки или другие важные дела.
Если для того, что бы выслушать наставления руководства, сотрудник вынужден отвлекаться от своей основной работы, задание выслушивается невнимательно или человек забывает о нем вовсе, принявшись к выполнению дел, от которых его не вовремя оторвали. Наверное, худший из вариантов – остановить сотрудника на ходу, выбрав для этого места коридор, лифт или столовую. К таким методам постановки задач уж точно прибегать не стоит!
Пользуясь случаем, мы советуем онлайн тренинги в Украине, "Как правильно ставить задачи подчинённым?", а также, предложить для вас, корпоративные тренинги в Украине непосредственно в Вашей фирме.
Шаг №2. Выполнимость поставленных задач.
Перед постановкой определенных задач подчиненным, следует учесть три важных момента:
• Имеется ли у сотрудника свободное время на выполнение дополнительной задачи, не загружен ли он чрезмерно?
• Позволяют ли его личностные характеристики справиться с подобным заданием?
• Достаточно ли у него профессионализма для выполнения поставленной задачи?
Если все эти вопросы будут иметь положительный ответ, поставленная задача будет выполнена эффективно и своевременно.
Шаг №3. Цель.
Не менее важно обозначить цель задачи. «Разработка дизайна сайта, так сказать, для красоты» – это не является задачей. «Разработка дизайна сайта с целью повышения юзабилити» – это то, что нужно.
Четкие цели нужны не только для повышения качества выполнения задач, но и для мотивации сотрудников. Им следует донести, что выполнение конкретной работы представляет особую важность для компании, влияет на ее прибыль.
О такой формулировке, как «это требование вышестоящего руководства» следует забыть, так как она делает задачу бессмысленной, отбивает желание работать.
Шаг №4. Измеримость.
Как руководитель, так и сотрудник должны понимать, насколько близок желаемый результат. Для молодых и неопытных сотрудников важно более подробное и детальное изложение задачи: желаемый результат, конкретные цифры и т. д. Поставка задачи в формате «быстро», «максимально качественно» и «в наилучшем виде» не приведет ни к чему хорошему. Все дело в том, что для одних понятие «быстро» - это сию же минуту, отложив все дела, для других же на протяжении дня или недели. Одни понимают «в лучшем виде», как то, что бы перед руководством стыдно не было, другие так, чтобы все были в восторге от результатов.
Шаг № 5. Обеспечить ресурсами.
Подчиненный, перед которым ставятся определенные задачи, должен быть обеспечен всеми необходимыми для их выполнения ресурсами, начиная от канцелярских принадлежностей и, заканчивая помощью других сотрудников.
Шаг №6. Контроль.
Важно озвучить перед подчиненным, кто и каким образом (устно, отчет, доклад и т.д.) будет контролировать выполнение поставленного задания. Также имеет значение постановка конкретных сроков.
Шаг №7. Понимание.
После постановки задачи излюбленными вопросами многих руководителей являются: «Все ли понятно?» или «Вопросы будут?». От подобных моментов в общении с подчиненными следует забыть.
Грамотно в подобной ситуации озвучить следующие фразы: «Повторите, что вам необходимо будет сделать», «Как думаете, с чего же лучше было бы все начать?». Важно, чтобы подчиненный высказал свое личное мнение об этой задаче, как он ее видит. Тем самым руководитель сумеет выявить недостающие фрагменты в его понимании, что особенно актуально для новичков.
Конечно же, на первых порах может показаться, что постановка задач подобным образом займет много времени, учитывая, что нужно подробно объяснить, выслушать, мотивировать и т.д. Но прибегнув к подобным методам в очередной раз, удастся убедиться, что они не только сокращают время выполнения задач, но существенно повышают их качество.
Главный фактор успеха в безукоризненном выполнении всех семи шагов одновременно, ведь эффективность любой технологии проявляется лишь в полном и стабильном ее использовании.
Ошибки руководителей при постановке задач подчиненным
Наиболее распространенные ошибки при постановке задач подчиненным заключаются в:
• непонятной или неконкретной постановке задачи;
• постановке задачи без каких-либо объяснений (когда, с какой целью, какими способами, какого результата ожидают);
• постановке задач, несогласованных с задачами иных подразделений компании, что может привести к возникновению конфликтных ситуаций;
• постановке задач, «конфликтующих» с другими задачами подчиненного, в результате чего ни одна из них не выполненная на все 100%;
• постановке задач сотруднику, не имеющему для ее выполнения достаточно опыта, знаний или навыков;
• постановке заведомо невыполнимых задач;
• отсутствии нужной информации и ресурсов для выполнения поставленной задачи;
• постановке задач, находящихся в зоне чужой ответственности;
• отсутствии промежуточного контроля со стороны руководства, при этом сотрудники считают работу не срочной;
• постановке задачи без ведома непосредственного руководителя исполнителя, препятствуя тем самым ее качественному и своевременному выполнению.
Грамотно и правильно поставить задачу, задействовав при этом налаженную систему контроля – это отличная возможность повысить эффективность управления бизнес процессами компании.
Источник: Анатолий Валтасар 27 августа 2020